I. Mục đích đăng ký chứng nhận ISO 9001

Chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 là sự cam kết của Tổ chức với khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ , ISO 9001 cũng là chiến lược của tổ chức trong việc chuyên nghiệp hoá hoạt động, nâng cao năng suất và hiệu quả của hệ thống quản lý

Và Đăng ký chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ một trong những công việc hết sức cần thiết nhằm thực hiện quảng bá hỉnh ảnh của mình tới khách hàng;

II. ISO 9001
ISO 9001 là tiêu chuẩn Quốc tế được áp dụng rộng rãi nhất với trên 1,2 triệu chứng chỉ được cấp ở trên 188 quốc gia và vùng lãnh thổ vào cuối năm 2015. Có thể khẳng định một thực tế rằng tiêu chuẩn này là tiêu chuẩn cần thiết nhất với mọi tổ chức, không phân biệt ngành nghề, quy mô hay địa điểm nào trên thế giới.

Tiêu chuẩn này dựa trên 07 khía cạnh, đó là:

Trong nỗ lực để hài hòa các tiêu chuẩn chất lượng, một tài liệu hướng dẫn, BS 4891, Hướng dẫn để đảm bảo chất lượng, đã được xuất bản vào năm 1972. Điều này đã được nhân rộng ở Mỹ và tiếp tục được cải thiện với sự ra đời của BS 5179 vào năm 1975. Các nước công nghiệp lớn khác phát triển các phiên bản riêng của họ về BS 5179, nhưng sự ra đời của BS 5750 tại Anh vào năm 1979 có ý nghĩa là lần đầu tiên có một tiêu chuẩn được chấp nhận bởi ngành công nghiệp nói chung đây cũng là tiền thân của tiêu chuẩn ISO 9000. Năm 1987 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 chính thức được ban hành.

Theo quy định của tổ chức ISO, 5 năm các tiêu chuẩn phải được xem xét hiệu chỉnh một lần nhằm đáp ứng thực tiễn, vì vậy, ISO 9001 đến nay đã được ban hành sửa đổi vào các năm 1994; 2000; 2008 và gần đây nhất là năm 2015.

(1) Bối cảnh của tổ chức
– Các yêu cầu tổ chức/ doanh nghiệp khi áp dụng phải xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài có liên quan đến mục đích, định hướng chiến lược, hiểu bối cảnh của Tổ chức/Doanh nghiệp trước khi xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng);
(2) Sự Lãnh đạo (Yêu cầu về sự cam kết của Lãnh đạo thông qua việc tập trung vào khách hàng, thiết lập chính sách, truyền đạt chính sách và xác định vai trò, trách nhiệm, quyền hạn trong Hệ thống quản lý chất lượng);
(3) Hoạch định (Yêu cầu Tổ chức/Doanh nghiệp có những hành động nhằm xử lý đối với những rủi ro và cơ hội; thiết lập mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực hiện mục tiêu và hoạch định sự thay đổi);
(4) Hỗ trợ (Yêu cầu việc cung cấp nguồn lực: Con người, cơ sở hạ tầng, môi trường, giám sát đo lường nguồn lực và quản lý tri thức của tổ chức. Tiêu chuẩn cũng quy định việc soạn thảo, cập nhật và kiểm soát thông tin được văn bản hóa);
(5) Hoạt động (Các yêu cầu về việc quản lý và kiểm soát đối với mọi hoạt động của Tổ chức/ Doanh nghiệp);
(6) Đánh giá kết quả thực hiện (Các yêu cầu thực hiện giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá đối với các quá trình/hoạt động của Hệ thống chất lượng; yêu cầu việc đánh giá nội bộ và thực hiện xem xét của Lãnh đạo);
(7) Cải tiến (Các yêu cầu thực hiện cải tiến liên tục sản phẩm và quá trình của hệ thống chất lượng. Xác định sự không phù hợp và thực hiện các hành động khắc phục).
Chấp nhận áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng là một quyết định chiến lược của một tổ chức để có thể cải tiến kết quả hoạt động tổng thể và cung cấp một nền tảng vững chắc cho các sáng kiến phát triển bền vững.

III. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

ISO 9001 có thể áp dụng đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp, không phân biệt phạm vi, quy mô hay sản phẩm, dịch vụ cung cấp. Tiêu chuẩn được sử dụng cho các mục đích chứng nhận, theo yêu cầu của khách hàng, cơ quan quản lý hoặc đơn thuần là để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp.

IV. LỢI ÍCH

• Tiếp cận được các thị trường mới;
• Một số tổ chức yêu cầu hoặc ưu tiên cho các công ty đăng ký ISO 9001 hơn;
• Giảm chi phí;
• Nâng cao độ tin tưởng của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ;
• Kiểm soát  các quá trình tốt hơn;
• Tiêu chuẩn hóa các hoạt động trong tổ chức;
• Nâng cao nhận thức của nhân viên về chất lượng;

Để duy trì sự thỏa mãn của khách hàng, tổ chức phải đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. ISO 9001 cung cấp một hệ thống đã được trải nghiệm ở quy mô toàn cầu để thực hiện phương pháp quản lý có hệ thống đối với các quá trình trong một tổ chức, từ đó tạo ra sản phẩm đáp ứng một cách ổn định các yêu cầu và mong đợi của khách hàng. Những lợi ích sau đây sẽ đạt được mỗi khi tổ chức thực hiện có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001.

• Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc;
• Phòng ngừa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc;
• Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong tổ chức;
• Hệ thống văn bản quản lý chất lượng là phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm;
• Giúp cải tiến thường xuyên chất lượng các quá trình và sản phẩm;
• Tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả;
• Nâng cao uy tín, hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp…

NỘI DUNG TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI

Quá trình triển khai ISO 9001 đóng vai trò rất quan trọng để đạt được những lợi ích đầy đủ của hệ thống quản lý chất lượng tổ chức cần triển khai theo trình tự các bước cơ bản sau đây:

Các bước này được cụ thể hóa qua 5 giai đoạn triển khai sau:

1. Giai đoạn chuẩn bị

• Cam kết của Lãnh đạo cao nhất và toàn thể thành viên của Tổ chức/ Doanh nghiệp và mục đích áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng;

• Lập Ban chỉ đạo dự án ISO 9000 hoặc phân công nhóm thực hiện dự án (đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ);

• Bổ nhiệm/phân công trách nhiệm của các thành viên và thư ký/cán bộ thường trực (khi cần thiết);

• Tổ chức đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 và phương pháp xây dựng hệ thống văn bản;

• Khảo sát, đánh giá thực trạng;

• Xác định các vấn đề tích cực và tiêu cực bên trong và bên ngoài có liên quan và phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng của Tổ chức/ Doanh nghiệp;

• Lập kế hoạch thực hiện.

2. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

• Thiết lập các quy trình để chuẩn hóa cách thức thực hiện, kiểm soát các quá trình trong hệ thống;

• Xác định các rủi ro và cơ hội cần phải được giải quyết;

• Xây dựng hệ thống văn bản bao gồm:

• • Chính sách, mục tiêu chất lượng;

  • Các quy trình kèm theo các mẫu, biểu mẫu và hướng dẫn khi cần thiết.

3. Triển khai áp dụng

• Phổ biến, hướng dẫn áp dụng các quy trình, tài liệu;

• Triển khai, giám sát việc áp dụng tại các đơn vị, bộ phận;

• Xem xét và cải tiến các quy trình, tài liệu nhằm đảm bảo kiểm soát công việc một cách thuận tiện, hiệu quả.

4. Kiểm tra, đánh giá nội bộ

• Tổ chức đào tạo đánh giá viên nội bộ;

• Lập kế hoạch và tiến hành đánh giá nội bộ;

• Khắc phục, cải tiến hệ thống sau đánh giá;

• Xem xét của lãnh đạo về chất lượng.

5. Đăng ký chứng nhận

• Lựa chọn tổ chức chứng nhận;

• Đánh giá thử trước chứng nhận (nếu có nhu cầu và khi cần thiết);

• Chuẩn bị đánh giá chứng nhận;

• Đánh giá chứng nhận và khắc phục sau đánh giá;

• Tiếp nhận chứng chỉ ISO 9001